Yhdistyksemme Pääkkösen sukuseura ry kunnioittaa ihmisten yksityisyyttä ja olemme sitoutuneet noudattamaan yksityisyydensuojaa koskevia EU:n ja Suomen lakeja ja asetuksia sekä muita viranomaisohjeita. Tässä tietosuojaselosteessa kerrottuja käytäntöjä sovelletaan vain yhdistyksen omassa toiminnassa.
Tietosuojaseloste sisältää seuraavat asiat:
Käsitteet
Miten yhdistyksemme kerää henkilötietojasi
Mitä tietoja me keräämme ja käsittelemme sinusta
Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
Kuka henkilötietojasi käsittelee
Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi
Miten tietosi on suojattu
Kenelle ja mihin luovutamme tietojasi
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
Miten sinun tulee toimia käyttääksesi sinulle kuuluvia oikeuksiasi
Henkilötietojen käsittelyä koskevat ilmoitukset sekä oikeuksien käyttöön liittyvät pyynnöt
Käsitteet
Henkilötieto on mikä tahansa tieto, joka voidaan yhdistää sinuun henkilönä.
Jäsenrekisteri on luettelo yhdistyksen jäsenistä.
Käyttäjärekisteri on luettelo yhdistyksen tarjoaman palvelun rekisteröityneistä käyttäjistä.
Rekisterinpitäjä on Pääkkösen sukuseura ry.
Käsittelijä on henkilötietoja toimensa mukaisesti käsittelevä henkilö esim. rahastonhoitaja.
Palvelu on mikä tahansa yhdistyksen tarjoama palvelu esim. matka, luentotilaisuus, sähköinen palvelu verkkosivuilla tai mobiilisovellus. Ks. tarkemmin kohdasta ’Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi’.
Miten yhdistyksemme kerää henkilötietojasi
Yhdistyksemme kerää henkilötietojasi vain sinulta itseltäsi ja omalla suostumuksellasi. Voit antaa henkilötietojasi sähköpostiviestissä, kirjeitse, puhelimitse tai kahdenkeskisessä keskustelussa kasvokkain.
Mitä tietoja me keräämme ja käsittelemme sinusta
Keräämme sinusta seuraavat tiedot jäsenrekisteriimme: etunimi*, sukunimi*, katuosoite*, postinumero*, postitoimipaikka*, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Sinun on annettava tähdellä merkityt tiedot, jotta sinut voidaan merkitä jäsenrekisteriimme.
Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
Käytämme antamiasi henkilötietoja jäsenrekisterin ylläpitämistä, laskutusta, jäsenkirjeiden postitusta ja yhteydenpitoa varten sinun ja yhdistyksemme välillä sekä yhdistyksemme tarjoamien palveluiden toteuttamiseksi.
Kuka henkilötietojasi käsittelee
Henkilötietojasi pääsee näkemään ja käsittelemään vain määrätyt yhdistykseemme kuuluvat henkilöt, joilla on siihen oikeus tehtäviensä takia. Tällaisia henkilöitä ovat sihteeri, rahastonhoitaja ja jäsenjulkaisun postittajat.
Lisäksi matkan tai tilaisuuden järjestävä henkilö voi kerätä ja käsitellä osallistujien henkilötietoja, kun henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn on oikeuttava syy. Tällainen syy voi olla esim. laskutus.
Yhdistyksen sähköpostia pääsee käyttämään erikseen määritellyt yhdistyksen hallituksen jäsenet.
Yhdistyksemme hallituksen jäsenillä ja toimihenkilöillä on rajoitettu oikeus nähdä yksittäisen jäsenen, jäseneksi hakevan tai jäsenyytensä päättävän henkilön henkilötietoja. Oikeus koskee vain tilannetta, jossa tehdään henkilöä koskevia päätöksiä. Näistä henkilöä informoidaan aina erikseen.
Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi
Jäsenkirjeet ja muut jäsenille tarkoitetut tiedotteet
Yhdistyksemme jäsenkirjeet ja tiedotteet postitetaan jäsenrekisteriin antamiesi nimi- ja osoitetietojen perusteella.
Verkkosivusto
Verkkosivuillamme ei julkaista henkilötietojasi. Vain yhdistyksen hallituksen yhteystiedot julkaistaan verkkosivuillamme.
Matkat, luennot ja muut tilaisuudet
Sinulta voidaan kerätä ja käsitellä henkilötietojasi ilmoittautuessasi tai osallistuessasi yhdistyksemme järjestämälle tai välittämälle matkalle, luennolle tai muuhun tilaisuuteen, kun se on laskutus-, turvallisuus-, vakuutus- tai muusta syystä tarpeellista.
Sähköposti
Yhdistys ei tarjoa sähköpostipalveluja, mutta käyttää sähköpostia omassa viestinnässään. Yhdistys käyttää jäsenrekisteriin antamaasi sähköpostiosoitettasi yhteydenpitoon kanssasi.
Yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen tai yhdistyksemme hallituksen jäsenelle tai toimihenkilölle lähettämäsi sähköpostiviesti sisältää sähköpostiosoitteesi ja viestissä mahdollisesti antamasi muut henkilötietosi.
Miten tietosi on suojattu
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimihenkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
Yhdistyksen sähköposti on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Matkojen ja eri tilaisuuksien osallistujaluettelot ovat vain tilaisuuden järjestävän henkilön käytössä.
Kenelle ja mihin luovutamme tietojasi
Yhdistyksellä ei ole tarvetta luovuttaa henkilötietoja minnekään muualle kuin mitä EU:n asetukset ja Suomen laki edellyttää (mm. Suomen yhdistyslaki 11§).
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
Henkilötietojasi säilytetään EU:n asetusten ja Suomen lakien ja viranomaisohjeiden määräämä aika.
Jäseneksi hyväksyttyjen henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin jäsenyys on voimassa ja vielä enintään vuosi ja kaksi kuukautta sen jälkeen.
Hylättyjen jäsenhakemusten tiedot säilytetään enintään vuosi ja kaksi kuukautta jäsenrekisterissä.
Matkojen ja tilaisuuksien osallistujaluettelot säilytetään vain niin kauan kuin se on matkan tai tilaisuuden järjestämisen kannalta tarpeellista.
Sähköpostiviestit säilytetään vain niin kauan kuin se on kyseisen asian hoidon kannalta tarpeellista.
Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja niissä esiintyvät henkilötiedot säilytetään toistaiseksi.
Kirjanpitoaineistossa ja laskutuksessa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään kuten Suomen kirjanpitolain 10§ määrittää.
Miten sinun tulee toimia käyttääksesi sinulle kuuluvia oikeuksiasi
Kun haluat lisätietoja sinua koskevien henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää alla mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä henkilötietoja käsitteleviin yhdistyksen toimihenkilöihin verkkosivuiltamme löytyvien yhteystietojen avulla.
Sinulla on oikeus saada tietää käsitelemmekö sinun henkilötietojasi ja jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada nämä tiedot nähtäväksesi. Yhdistyksen hallituksen päätöksellä tarkastuspyynnöstä voidaan periä maksu, jos edellisestä tarkastuspyynnöstäsi on kulunut alle kuusi (6) kuukautta. Kulloinkin voimassa olevan maksun suuruus ilmoitetaan verkkosivuillamme.
Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Yhdistyksellä on kuitenkin oikeus vastustaa pyyntöä, jos henkilötietojen käsittelylle on oikeudelliset tai muuten pakottavat perusteet.
Voit kieltää henkilötietojesi käytön suoramarkkinointitarkoituksiin (mukaan lukien profilointi).
Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötietosi korjatuksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi.
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi edellyttäen, että jäsenyytesi yhdistyksessä on päättynyt eikä sinun ja yhdistyksen välillä ole keskeneräisiä hoidettavia asioita. Yhdistyksen pöytäkirjoissa ja muissa virallisissa historiadokumenteissa mahdollisesti esiintyviä henkilötietojasi ei kuitenkaan poisteta.
Sinulla on oikeus siirtää antamasi yhdistyksen rekistereissä olevat henkilötietosi sähköisessä muodossa toiseen järjestelmään. Sen toteuttamiseksi sinulla on oikeus saada henkilötietosi selkeästi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Henkilötietojen käsittelyä koskevat ilmoitukset sekä oikeuksien käyttöön liittyvät pyynnöt
Kun haluat lisätietoja sinua koskevien henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä yhdistyksen hallitukseen. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa.
Pääkkösen sukuseura ry:n puolesta
Mika Karikko
Puheenjohtaja